Бюджетный комитет - это ежеквартальная встреча всех заинтересованных сторон на предмет анализа постоянных затрат (не зависящих от объема производства), их динамики, целесообразности, потенциала для оптимизации. На таких встречах обсуждаются мероприятия по повышению эффективности, выдвигаются идеи по достижению плановых и эталонных значений. Неудобные вопросы и контраргументы – частые спутники Бюджетных комитетов, а внутренние и внешние бэнчмарки становятся среднесрочными и долгосрочными ориентирами, для достижения амбициозных целей компании.

Оценивать эффективность затрат помогает ряд относительных метрик: затраты на человека, затраты на километр, на услугу, на пост, стоимость обслуживания 1-го м2, стоимость 1-го дня командировки и т.д. Таких параметров более 60, это дает множество углов оценки и позволяет сформировать гипотезы для реализации.

Если на бюджетных комитетах анализируется постоянные затраты компании, то объектом анализа балансовых комиссий являются переменные затраты (зависящие от объема производства).

Перезагрузка Балансовых комиссий – один из предпринятых шагов, позволяющих системно связать работу по расходным нормам с индексами, потерями и мероприятиями менеджмента. В рамках анализа практик и обсуждений на всех уровнях, включая ключевых заказчиков, лидеров технической экспертизы, рождаются идеи по использованию бенчмарков, их адаптированию к нашим бизнесам, а значит достижению эталонных нормативов.

Определив целевые ориентиры, нужно заземлить амбициозные планы и упаковать их в контрактный каркас. В связи с этим, помимо обновления бюджетного комитета и балансовых комиссий, были перепроектированы тендерные процедуры, проводимые в компании. В состав экспертной группы по значимым закупкам были включены сотрудники функции Экономика и Финансы, добавилась работа по распространению лучших практик и созданию базы знаний – чек-листов, книги выученных уроков, шаблонов унифицированных смет.

Стратегические планы задают вектор, который остается неизменным даже когда многое идет не по плану. В СИБУРе в начале года был утвержден стратегический план до 2025 года. Конечно, базовые предпосылки, которые использовались для планирования, сложно назвать жизнеспособными в текущих реалиях, однако инструменты и шаги, которые были разработаны для достижения в том числе и целевых квартилей по затратам, оказались не просто реалистичными, а очень своевременными. Теперь основная задача - это ускоренная распаковка наработок стратегического плана и грамотная реализация.

Наряду с масштабными перезагрузками привычных инструментов и процессов, не стоит недооценивать силу быстрых решений, ведь потенциал компании отражается, в том числе, в способности реагировать на внешние, порой неожиданные, события.

Здесь ключевую роль играют понимание затрат своего подразделения, предприятия или функции и скорость принятия решений. В крупной компании инертность среды играет всегда против вас, но в том и смысл «игры»: надо сделать так, чтобы процесс быстро откликался на менеджерские действия. Несколько примеров из арсенала быстрых решений компании: критический взгляд на перенос работ и услуг на следующие периоды, выполнение работы собственными силами, отказ от услуг внешних исполнителей (тут и вторичная выгода – развитие команды), изменение взгляда на «законтрактованные» и «согласованные» позиции (в первую очередь смотрим на эффекты). Список можно продолжать достаточно долго, главное - сохранить синхронность подходов внутри команд и компании.

Принципы, заложенные в эти инструменты, можно применить не только в рамках своих профессиональных задач, но и для управления личными финансами. Ответьте для себя на вопросы:

Как выглядит стратегический план вашей семьи на 3-5 лет?
Сколько составляют переменные и постоянные затраты вашей семьи?
Если приоритизировать ваши расходы, какие из них окажутся в самом низу списка?
Какие из исторически привычных вам расходов сейчас приносят вам меньше радости или пользы, нежели раньше?
Как осуществляются регулярные закупки товаров и услуг в вашей семье, что можно улучшить, можно ли тратить на это меньше денег, времени, усилий?